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Come scrivere un preventivo efficace se sei libera professionista?

In questo articolo voglio darti alcune indicazioni su come scrivere un preventivo, per renderlo chiaro, completo ed efficace.

Il preventivo è uno dei documenti più importanti per una libera professionista. Ci espone verso il cliente, è il nostro biglietto da visita ed è anche una promessa del valore che porteremo con il nostro servizio. Va quindi redatto attentamente e spero che i miei consigli ti possano esserti utili.

Ricordo ancora come fosse ieri quando per la prima volta mi sono seduta alla mia scrivania con la necessità di compilare il mio primo preventivo. Da una parte l’entusiasmo del primo lavoro, dall’altra la paura di sbagliare rendendolo inefficace. E, quindi, lì seduta con Canva aperto mi chiedevo: cosa ci metto? Cosa non ci metto? Colori? Contenuti? Con che ordine?

Se ti stai facendo le stesse domande continua a leggere, è l’articolo giusto per te.

Come scrivere un preventivo: quali sezioni inserire

Ora posso dire di aver fatto esperienza e ci ho preso anche la mano, tanto che tra i miei servizi c’è anche quello di revisione dei preventivi delle mie clienti quindi mi sento di consigliarti di compilarlo con le seguenti sezioni.

  • Copertina: inserisci i tuoi dati, il riferimento al servizio scelto, i dati del tuo cliente e la data di invio del preventivo
  • Chi sono: è importante riassumere brevemente chi sei tu come professionista e qual è il valore che un cliente avrebbe scegliendoti. Evita la lista pura e semplice dei corsi di formazione che hai seguito, concentrati piuttosto sulle tue competenze, sui tuoi talenti e sui risultati che puoi far raggiungere.
  • Eventuale portfolio: non è sempre necessario inserire il portfolio in un preventivo, in alcuni casi magari basta un rimando alla pagina del tuo sito internet corrispondente. Se però sei agli inizi e hai qualche bella testimonianza dei tuoi clienti, valuta di inserirle nel giusto contesto.
  • Descrizione servizio: elemento imprescindibile, sia che il cliente ti arrivi da una call conoscitiva, sia che sia un primo contatto. Descrivi bene il tuo servizio nei dettagli, non lesinare sulle caratteristiche, sul suo valore e sui passi avanti che faresti fare al tuo cliente.
  • Prezzo: non nascondere il prezzo. Ho visto che girano ancora preventivi dove il prezzo è scritto piccolissimo. Non ha senso. Se hai descritto bene il tuo servizio e il valore che porti allora il prezzo ne sarà una naturale conseguenza. Piuttosto inserisci, se vuoi, la possibilità di rateizzare.
  • Condizioni: questa è una sezione che spesso è trascurata ma in realtà è importantissima. Scrivi bene le condizioni di erogazione del tuo servizio. In questo momento stai stipulando un patto di fiducia con il tuo cliente che, se accetterà, accetterà anche le tue regole di ingaggio. Sii chiara e comincia fin da subito a mettere i confini che ti tutelano come professionista.

6 Tips (più 1) per scrivere il tuo primo preventivo:

1 Comprendi le esigenze del cliente:

Prima di tutto, assicurati di comprendere a fondo ciò che il cliente desidera. Questo può richiedere una o più conversazioni per chiarire gli obiettivi e le specifiche del progetto. Un buon preventivo è sempre basato su una comprensione approfondita delle esigenze del cliente.

2 Fornisci dettagli sui Servizi Offerti

Elenca chiaramente i servizi che offrirai nel progetto. Questo aiuta a prevenire malintesi e dimostra la tua professionalità. Se possibile, suddividi il lavoro in fasi e descrivi cosa comporterà ciascuna fase. Non dare per scontato il cliente abbia capito/letto tutto sul sito o sui social, perché magari ti segue su Instagram: ricorda, ogni dettaglio è prezioso.

3 Tempistiche e Milestones:

Specifica i tempi di consegna per il progetto complessivo e per ogni fase individuale. Considera di includere delle milestones che ti permettano di presentare il lavoro parziale al cliente per feedback, garantendo così che il progetto rimanga in linea con le sue aspettative.

4 Costi dettagliati:

Fornisci una ripartizione dettagliata dei costi. Se addebiti per ora, specifica il numero di ore stimate per ciascun compito e il tuo tasso orario. Se utilizzi una tariffa forfettaria, spiega cosa è incluso e cosa potrebbe comportare costi aggiuntivi.

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5 Termini di pagamento:

Chiaramente, definisci i termini di pagamento. Indica se richiedi un acconto, come preferisci che i pagamenti siano effettuati (ad esempio tramite bonifico bancario), e quali saranno le scadenze per i pagamenti, o in alternativa, specifica che saranno concordate eventuali rate in un secondo momento e come (via email ecc.).

6 Condizioni e garanzie:

Includi anche le eventuali garanzie che offri e le condizioni sotto le quali sei disponibile a fare revisioni o modifiche al lavoro consegnato. È anche saggio specificare come gestirai eventuali extra non previsti nel preventivo iniziale.

Il mio consiglio bonus (+ 1)

Ogni cliente è unico, quindi personalizza il preventivo per riflettere le specifiche richieste e le necessità del cliente. Assicurati anche che il documento sia professionale e coerente con la tua comunicazione di brand (quali sono i colori che utilizzi? Quali font? Ecc.), sia nella forma che nel contenuto, usando un layout pulito e leggibile.

Ricordati di inserire una scadenza del preventivo

Ti servirà come leva di vendita ma soprattutto ti permetterà, una volta superata, di considerare come chiusa la trattativa e passare ad altro. Purtroppo c’è sempre di più l’abitudine, anche tra noi libere professioniste, di non fornire risposta negativa quando non accettiamo un preventivo. La data di scadenza ti servirà da tutela in tal senso.

Come preparare un preventivo efficace?

Usa Canva o Word o lo strumento con il quale ti trovi più a tuo agio. Utilizza i colori del tuo brand, la tua identità visiva e verbale. Inserisci schemi o infografiche per riassumere i concetti e renderli evidenti al tuo pubblico. Il preventivo è un documento che in genere è letto più volte, ma magari capita che alla prima lettura si dia solo una scorsa veloce per andare a guardare subito il prezzo.

Cerca di colpire il destinatario con i tuoi elementi distintivi, sii chiara e concisa, senza troppi giri di parole.

Chiamata conoscitiva gratuita: si o no?

Adesso che sai come scrivere un preventivo, mi soffermo anche su un argomento che spesso vedo discusso da business coach e digital strategist. Vale la pena inserire la possibilità di fare una call conoscitiva gratuita? Io dico di sì. La call conoscitiva è un bellissimo modo per farti conoscere dal cliente e soprattutto per conoscere tu stessa la persona con la quale lavorerai. Ti permette di spiegarmi in modo più semplice ed efficace e eventualmente di fare anche una scrematura tra i potenziali clienti. Io la consiglio anche per i servizi entry level, proprio per questo specifico motivo.

Detto questo, spero che questi miei consigli ti aiutino nella stipulazione dei tuoi preventivi.

P.s. Se vuoi possiamo lavorarci insieme perché è uno degli argomenti che affronto durante Freelance+++. Trovi tutte le informazioni qui