Dal preventivo freelance al follow up: la gestione del quasi cliente

Hai inviato il tuo preventivo 5 minuti fa e cominci a fare refresh in maniera ossessiva per vedere se ti arriva la conferma del cliente.

Alzi la mano chi non ci è passato almeno una volta, magari agli inizi, magari per un progetto al quale tenevamo tantissimo.

Ebbene sì, credo che il periodo che intercorre tra l’invio di un preventivo da freelance e la sua accettazione (o meno) sia tra i più stressanti per una freelance.

Sarò stata abbastanza chiara? Abbastanza convincente? E se il prezzo era troppo alto? Magari sceglie un’altra… Quanti e quali dubbi ci attanagliano, quando ogni cliente per noi conta.

E tutti quegli ipotetici clienti che poi scompaiono? Che ci ghostano? Cosa fare? Li richiamiamo? Mandiamo una mail?

A volte i clienti sono molto distratti o insicuri su quale scelta prendere. Vediamo quindi cosa fare.

Preventivo freelance: quali sono le azioni da fare per assicurarci una buona gestione dei nostri futuri clienti?

Hai inviato il tuo preventivo da freelance e sei ancora in attesa? (Come scrivere un preventivo). Intanto inizia a prepararti per i prossimi step!

• Essere sempre chiari sulle tempistiche, fin dal preventivo. Mettere una scadenza al preventivo stesso ti permette di creare un senso di urgenza e al tempo stesso di sapere da quando puoi ritenerti libera da impegni e dedicarti a un nuovo possibile cliente. Penso sia inutile che ti precisi che l’effetto FOMO (fear of missing out) è stato e continua a essere un potente strumento di marketing.
• Indicare le date di consegna del materiale o delle consulenze, in base alle proprie disponibilità e alle richieste del cliente.
• Dare la possibilità di un nuovo colloquio di approfondimento. Lo consiglio solo per progetti importanti o ai quali si tiene di più perché chiaramente si tratta di tempo investito che potrebbe non avere riscontro economico. Rendersi comunque disponibili a discutere il preventivo, i costi, il tempo.
• Comportarsi sempre in maniera professionale, paziente e cortese mentre si cerca di conquistare il potenziale cliente.
• Farsi risentire dopo un periodo di tempo (5 giorni o una settimana) per verificare che tutto sia chiaro. E’ il cosiddetto follow up o reminder e ha due obiettivi: aiuta ad abbassare la percentuale di persone che spariscono nel nulla perché fa sentire il potenziale cliente in mani sicure; fidelizza i potenziali clienti aumentando le probabilità che ci ricontattino in futuro.

Consiglio anche di fissare le aspettative dicendo già nel preventivo quando farai il follow-up se il cliente non risponde.

Come deve essere l’email di follow up?

Dopo aver speso impegno, tempo e budget in campagne pubblicitarie, in promozione e in comunicazione, è meglio non trascurare il potenziale cliente solo perché non conferma subito il preventivo che gli è stato inviato. Ecco quindi arrivare la mail di follow up. Come deve essere:

• Il tempo che le persone dedicano alla lettura delle email è sempre più ridotto, meglio quindi essere tempestivi e veloci.
• Dedicate al cliente. Quindi con la richiesta del suo punto di vista sulla tua proposta o sulla tua offerta, rimarcando la soluzione al loro problema.
• Due sono gli elementi fondamentali: l’oggetto e l’invito all’azione. L’oggetto deve essere chiaro, breve e diretto su ciò che si desidera dal destinatario. Questo aumenterà senza dubbio il tasso di risposta. L’invito all’azione deve essere altrettanto chiaro. Per far sì che i potenziali clienti compiano una specifica azione devi scriverla chiaramente.

Potresti anche pensare di fare una telefonata di follow up

Sicuramente richiede più tempo, di solito però parlare a voce degli aspetti di una vendita è più efficace e aumenta il tasso di conversione perché entra in gioco il fattore umano.

Se hai una grande mole di clienti puoi valutare di rendere le email di follow up automatiche, fornendo ulteriori dettagli rispetto al preventivo, rispondendo a domande frequenti e mettendo in evidenza i vantaggi della tua offerta.

Non preoccuparti di disturbare il tuo potenziale cliente: se ti ha contattato sicuramente lo hai incuriosito, altrimenti avrebbe proseguito per la sua strada senza darti attenzione.

E se c’è un rifiuto?

Cerca di capire in maniera oggettiva cosa potrebbe non aver funzionato guardando le cose dalla prospettiva del potenziale cliente.

Perché non è interessato? E’ un problema di soldi? E’ un problema di tempistiche? Potresti riformulare una nuova proposta?

Fai domande aperte chiedendo cosa avresti potuto migliorare dell’offerta e cosa lo ha scoraggiato. Probabilmente queste informazioni ti possono aiutare a migliorare i successivi preventivi.

Trova un modo accattivante per farlo iscrivere alla tua newsletter, se riesci, così non sarà del tutto un contatto perso.

E non prenderla sul personale!

SE VUOI LAVORARE CON ME ALLA GESTIONE DEI TUOI POTENZIALI CLIENTI FISSA UNA CALL CONOSCITIVA GRATUITA compilando questo modulo.

P.s. Una precisazione: questo articolo non riguarda chi invia preventivi freelance a freddo. Sono contraria all’invio di preventivi a freddo, li ritengo una grandissima perdita di tempo.

P.s. 2 Se sei tu come potenziale cliente, dall’altra parte, cerca di dare sempre un feedback a un fornitore che sta aspettando una risposta da te, anche se sarà negativa. È cortesia ed educazione.