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In questo articolo voglio darti alcune indicazioni su come scrivere un preventivo, per renderlo chiaro, completo ed efficace.

Il preventivo è uno dei documenti più importanti per una libera professionista. Ci espone verso il cliente, è il nostro biglietto da visita ed è anche una promessa del valore che porteremo con il nostro servizio. Va quindi redatto attentamente e spero che i miei consigli ti possano esserti utili.

Ricordo ancora come fosse ieri quando per la prima volta mi sono seduta alla mia scrivania con la necessità di compilare il mio primo preventivo. Da una parte l’entusiasmo del primo lavoro, dall’altra la paura di sbagliare rendendolo inefficace. E, quindi, lì seduta con Canva aperto mi chiedevo: cosa ci metto? Cosa non ci metto? Colori? Contenuti? Con che ordine?

Se ti stai facendo le stesse domande continua a leggere, è l’articolo giusto per te.

Come scrivere un preventivo: quali sezioni inserire

Ora posso dire di aver fatto esperienza e ci ho preso anche la mano, tanto che tra i miei servizi c’è anche quello di revisione dei preventivi delle mie clienti quindi mi sento di consigliarti di compilarlo con le seguenti sezioni.

• Copertina: inserisci i tuoi dati, il riferimento al servizio scelto, i dati del tuo cliente e la data di invio del preventivo
• Chi sono: è importante riassumere brevemente chi sei tu come professionista e qual è il valore che un cliente avrebbe scegliendoti. Evita la lista pura e semplice dei corsi di formazione che hai seguito, concentrati piuttosto sulle tue competenze, sui tuoi talenti e sui risultati che puoi far raggiungere.
• Eventuale portfolio: non è sempre necessario inserire il portfolio in un preventivo, in alcuni casi magari basta un rimando alla pagina del tuo sito internet corrispondente. Se però sei agli inizi e hai qualche bella testimonianza dei tuoi clienti, valuta di inserirle nel giusto contesto.
• Descrizione servizio: elemento imprescindibile, sia che il cliente ti arrivi da una call conoscitiva, sia che sia un primo contatto. Descrivi bene il tuo servizio nei dettagli, non lesinare sulle caratteristiche, sul suo valore e sui passi avanti che faresti fare al tuo cliente.
• Prezzo: non nascondere il prezzo. Ho visto che girano ancora preventivi dove il prezzo è scritto piccolissimo. Non ha senso. Se hai descritto bene il tuo servizio e il valore che porti allora il prezzo ne sarà una naturale conseguenza. Piuttosto inserisci, se vuoi, la possibilità di rateizzare.
• Condizioni: questa è una sezione che spesso è trascurata ma in realtà è importantissima. Scrivi bene le condizioni di erogazione del tuo servizio. In questo momento stai stipulando un patto di fiducia con il tuo cliente che, se accetterà, accetterà anche le tue regole di ingaggio. Sii chiara e comincia fin da subito a mettere i confini che ti tutelano come professionista.

6 Tips (più 1) per scrivere il tuo primo preventivo:

1 Comprendi le esigenze del cliente:

Prima di tutto, assicurati di comprendere a fondo ciò che il cliente desidera. Questo può richiedere una o più conversazioni per chiarire gli obiettivi e le specifiche del progetto. Un buon preventivo è sempre basato su una comprensione approfondita delle esigenze del cliente.

2 Fornisci dettagli sui Servizi Offerti

Elenca chiaramente i servizi che offrirai nel progetto. Questo aiuta a prevenire malintesi e dimostra la tua professionalità. Se possibile, suddividi il lavoro in fasi e descrivi cosa comporterà ciascuna fase. Non dare per scontato il cliente abbia capito/letto tutto sul sito o sui social, perché magari ti segue su Instagram: ricorda, ogni dettaglio è prezioso.

3 Tempistiche e Milestones:

Specifica i tempi di consegna per il progetto complessivo e per ogni fase individuale. Considera di includere delle milestones che ti permettano di presentare il lavoro parziale al cliente per feedback, garantendo così che il progetto rimanga in linea con le sue aspettative.

4 Costi dettagliati:

Fornisci una ripartizione dettagliata dei costi. Se addebiti per ora, specifica il numero di ore stimate per ciascun compito e il tuo tasso orario. Se utilizzi una tariffa forfettaria, spiega cosa è incluso e cosa potrebbe comportare costi aggiuntivi.

5 Termini di pagamento:

Chiaramente, definisci i termini di pagamento. Indica se richiedi un acconto, come preferisci che i pagamenti siano effettuati (ad esempio tramite bonifico bancario), e quali saranno le scadenze per i pagamenti, o in alternativa, specifica che saranno concordate eventuali rate in un secondo momento e come (via email ecc.).

6 Condizioni e garanzie:

Includi anche le eventuali garanzie che offri e le condizioni sotto le quali sei disponibile a fare revisioni o modifiche al lavoro consegnato. È anche saggio specificare come gestirai eventuali extra non previsti nel preventivo iniziale.

Il mio consiglio bonus (+ 1)

Ogni cliente è unico, quindi personalizza il preventivo per riflettere le specifiche richieste e le necessità del cliente. Assicurati anche che il documento sia professionale e coerente con la tua comunicazione di brand (quali sono i colori che utilizzi? Quali font? Ecc.), sia nella forma che nel contenuto, usando un layout pulito e leggibile.

Ricordati di inserire una scadenza del preventivo

Ti servirà come leva di vendita ma soprattutto ti permetterà, una volta superata, di considerare come chiusa la trattativa e passare ad altro. Purtroppo c’è sempre di più l’abitudine, anche tra noi libere professioniste, di non fornire risposta negativa quando non accettiamo un preventivo. La data di scadenza ti servirà da tutela in tal senso.

Perché un preventivo viene rifiutato anche quando il prezzo è corretto

Può succedere che il preventivo venga rifiutato anche se il prezzo esposto è quello corretto. Perchè? Le ragioni possono essere diverse ma quella che vedo maggiormente presente, per mia esperienza, è che il preventivo non riesce a mostrare il valore del servizio offerto inteso come beneficio effettivo per il cliente. Il processo viene descritto in termini di attività e non di risultato. Spesso infatti ci si concentra molto su come si svolgerà il servizio e su ampie descrizioni tecniche (spesso incomprensibili per il potenziale cliente) e si perde di vista quello che otterrà concretamente dall’aver lavorato con noi. Meglio ancora se questo può essere qualcosa di tangibile come maggior fatturato o clienti. Se questo non è possibile, non sottovalutiamo il “potere” di altri benefici concreti come sicurezza, aumento delle competenze, estetica coerente… Il mio suggerimento: costruire questa parte del preventivo sui benefici realmente ottenuti dai nostri clienti precedenti.

Un altro motivo di rifiuto è che il prezzo corretto può essere considerato alto perchè non abbiamo mostrato e dimostrato il nostro valore. Ho visto diversi preventivi tipo lista della spesa dove non c’era uno straccio di presentazione della professionista. Non dico la nostra intera biografia ma anche qui, quello che realmente può servire al potenziale cliente per decidere in nostro favore, competenze, portfolio, testimonianze.  E’ importante per evitare che il cliente non percepisca differenze significative tra la tua proposta e quella di altri professionisti. In questi casi il confronto si sposta inevitabilmente sul prezzo. Per questo motivo è fondamentale che il preventivo racconti non solo cosa fai, ma anche il tuo approccio, la tua esperienza e il valore distintivo che porti.

Può anche capitare che il problema non sia abbastanza urgente. Magari il potenziale cliente era in fase esplorativa e stava raccogliendo informazioni. Capendo i costi. Se il problema non è urgente, il preventivo può essere perfetto e non succede nulla. E in questo caso non si può fare molto. Eticamente sono contraria allo spingere a forza con finta urgenza o facendo leva psicologica su bisogni fittizi del potenziale cliente.

Infine può succedere che il preventivo arrivi senza un processo di vendita corretto. La classica situazione: cliente che chiede “quanto costa un sito?” e il professionista che risponde “ti mando un preventivo”.  In questo caso (spero più unico che raro) il preventivo arriva senza che siano stati chiarite le informazioni essenziali ovvero obiettivi, problema reale, conseguenze del non intervenire, aspettative, priorità. Il documento diventa solo una cifra e a quel punto il potenziale cliente confronta quello che ha ovvero i numeri.

Gli errori più comuni nei preventivi freelance

Descrivere le attività invece del risultato

Come detto prima, se il preventivo si presenta come lista della spesa con le sole attività che vengono messe in campo questo porterà molto più facilmente al confronto con altri professionisti sul prezzo o al rifiuto del preventivo.

Nascondere il prezzo

C’è che vedo spesso nei preventivi delle professioniste: per paura dell’effetto “shock”, il prezzo viene:

• messo in fondo all’ultima pagina
• scritto piccolo
• perso in mezzo a molto testo
• inserito in una tabella poco evidente
• anticipato da molte giustificazioni

Quasi a voler dire “Prima ti spiego tutto per bene, poi mi scuso per il prezzo”. Certo, il prezzo non deve essere messo in copertina o diventare l’elemento che domina il preventivo. ma non deve essere neanche qualcosa che il cliente scopre all’ultimo momento. Se hai descritto con chiarezza il servizio, il percorso e il valore che porti, il prezzo non è un elemento da mimetizzare nel documento. È una parte naturale della proposta.

Non inserire una scadenza

Anche questo è un errore che vedo commettere spesso. La scadenza garantisce due cose che sono a tutto vantaggio di una professionista. La prima: poter fare un follow up basandoti sul fatto che hai il motivo del preventivo in scadenza. E la seconda che direi anche più importante: poter superare quella data con la pace nel cuore sapendo che hai uno slot libero per un altro cliente, senza restare perennemente sospesa in attesa di qualcuno che non si farà più vivo.

Essere troppo vaghi

E’ l’altro estremo dell’essere troppo tecnici. Per paura di essere troppo prolisse o troppo commerciali, il servizio viene descritto in modo generico e si danno per scontati passaggi che per il cliente non sono affatto scontati. Così succede che per chi ha scritto il preventivo è chiarissimo. Per il cliente spesso no e finisce per chiedersi: cosa succede concretamente? cosa ricevo? quanto dura? su cosa lavoriamo? cosa cambia alla fine?

La parte dove in assoluto vedo maggiormente questa vaghezza sono le condizioni di pagamento. Metodo di pagamento: to be continued… ci si accorderà dopo, in un futuro precisato, in qualche maniera. E invece il preventivo è l’occasione perfetta per indicare come e quando vogliamo essere pagate (l’acconto, mi raccomando, ricordati l’acconto!)

Dare per scontato che il cliente abbia capito tutto

E’ “figlio” dell’errore precedente. Spesso diamo per scontato che il cliente abbia già visitato tutti i nostri canali, sappia come funzionano i nostri servizi, ci conosca meglio di nostra madre… cosa buona sarebbe terminare ogni email di invio preventivo con il semplice restare a disposizione se c’è bisogno di chiarimenti. Nella mia esperienza poi presentare il preventivo a voce permette spesso di chiarire dubbi e obiezioni in tempo reale e aumenta le probabilità che il cliente prenda una decisione consapevole.

Non fare follow up

Lo dico a tutte le mie clienti. Il follow up è fondamentale e fa parte della vendita. Un buon preventivo da solo non basta. Il follow up permette di verificare la chiarezza di quanto comunicato, verificare se la richiesta del cliente è davvero una necessità o solo un’esplorazione e impedire che il preventivo cada nel dimenticatoio. Molti clienti infatti non rispondono subito e in molti casi il silenzio non equivale a un no. Ne ho parlato in maniera approfondita nell’articolo dedicato al follow-up dopo l’invio di un preventivo.

Come preparare un preventivo efficace?

Usa Canva o Word o lo strumento con il quale ti trovi più a tuo agio. Utilizza i colori del tuo brand, la tua identità visiva e verbale. Inserisci schemi o infografiche per riassumere i concetti e renderli evidenti al tuo pubblico. Il preventivo è un documento che in genere è letto più volte, ma magari capita che alla prima lettura si dia solo una scorsa veloce per andare a guardare subito il prezzo.

Cerca di colpire il destinatario con i tuoi elementi distintivi, sii chiara e concisa, senza troppi giri di parole.

Chiamata conoscitiva gratuita: si o no?

Adesso che sai come scrivere un preventivo, mi soffermo anche su un argomento che spesso vedo discusso da business coach e digital strategist. Vale la pena inserire la possibilità di fare una call conoscitiva gratuita? Io dico di sì. La call conoscitiva è un bellissimo modo per farti conoscere dal cliente e soprattutto per conoscere tu stessa la persona con la quale lavorerai. Ti permette di spiegarmi in modo più semplice ed efficace e eventualmente di fare anche una scrematura tra i potenziali clienti. Io la consiglio anche per i servizi entry level, proprio per questo specifico motivo.

Detto questo, spero che questi miei consigli ti aiutino nella stipulazione dei tuoi preventivi.

Domande frequenti sui preventivi freelance

Quanto deve essere lungo un preventivo?

Non esiste una lunghezza perfetta o ideale. Un buon preventivo deve contenere tutte le informazioni necessarie affinché il cliente possa capire il servizio, il beneficio che riceverà, il prezzo e le condizioni. Evita però sia l’eccessiva sintesi sia documenti troppo lunghi e dispersivi. L’obiettivo è essere chiara, non scrivere tante pagine.

È meglio indicare il prezzo a ore o a progetto?

Dipende dal tipo di servizio che offri. In molti casi il prezzo a progetto permette al cliente di concentrarsi sul risultato e non sul numero di ore necessarie per raggiungerlo. Se invece il lavoro è molto variabile o difficile da stimare, una tariffa oraria può essere una soluzione più adatta. L’importante è spiegare sempre  in maniera precisa cosa è incluso e cosa non è incluso nel prezzo.

Dopo quanto tempo fare follow-up?

3-5 giorni con un primo follow up (che avrai anticipato alla consegna del preventivo) e poi un secondo dopo 7-10 giorni se non hai avuto risposta al primo. Un follow-up professionale non è una forma di pressione: è semplicemente un modo per verificare se il cliente ha bisogno di chiarimenti o se ha preso una decisione.

È corretto chiedere un acconto?

L’acconto è necessario secondo me. Tutela sia il professionista sia il cliente, formalizzando l’avvio della collaborazione. L’importo può variare in base al tipo di servizio, alla durata del progetto e alle tue modalità di lavoro.

Per quanto tempo dovrebbe restare valido un preventivo?

Come dicevo prima, inserire una data di scadenza è sempre consigliabile. Ti permette di definire un limite temporale chiaro e di evitare trattative che rimangono aperte per mesi senza una risposta. La durata può variare, ma spesso 15 o 30 giorni, a seconda del servizio, rappresentano una finestra ragionevole.

Cosa fare se il cliente non risponde al preventivo?

Non strapparti i capelli, non tutto è perduto. La mancata risposta non significa necessariamente che il cliente non sia interessato. Potrebbe avere altre priorità, essere impegnato o non aver ancora preso una decisione. Dopo un primo follow-up puoi attendere ancora qualche giorno e ricontattarlo una seconda volta. Se non ricevi alcun riscontro e la scadenza del preventivo è stata superata, considera la trattativa chiusa e concentra le tue energie su nuove opportunità.

Un preventivo può essere rifiutato anche se il prezzo è giusto?

Assolutamente sì. Molto spesso il problema non è il prezzo ma la percezione del valore. Se il cliente non comprende con chiarezza il risultato che può ottenere, il problema che stai risolvendo o la differenza tra la tua proposta e altre alternative, il preventivo rischia di essere valutato solo come una cifra da confrontare. Per questo motivo è importante descrivere il servizio in modo chiaro e collegarlo agli obiettivi del cliente.

P.s. Se senti che i tuoi preventivi non raccontano davvero il valore del tuo lavoro, questo è uno dei temi che affronto all’interno di Carousel. Lavoriamo insieme su offerta, prezzi, presentazione dei servizi e strumenti di vendita. Trovi tutte le informazioni qui.